Gestión institucional

FUNCIONES DEL DIRECTOR DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

Orientar y supervisar la aplicación de la política y normatividad educativa en lo que se refiere a Gestión Institucional, en las Instituciones y Programas Educativos.
Realizar las acciones de coordinación y otras que tiene que ver con la formulación de los documentos de gestión como: – Proyecto Educativo Local o Plan Estratégico y sus respectivos Planes Operativos. – El Presupuesto de Anual o de Apertura. – Presupuesto Analítico de Personal-PAP-. Cuadro Para Asignación de Personal- Estructural- – Reglamento y Manual de Organización de Funciones. – Manual de Procedimientos Administrativos. – Programa o Plan General de Capacitación en Gestión Institucional. – Carta Educativa, TUPA y otros que corresponda al Área.
Propiciar el análisis de documentos e intercambio de experiencias, que permitan el perfeccionamiento y la operatividad de los instrumentos de gestión y desarrollo educativo.
Asesorar al Órgano de Dirección en asuntos que es competencia del Área.
Promover en coordinación con la Dirección, la conformación de los Órganos de Coordinación, Participación, Concertación y Vigilancia como: – Comité de Participación Local Educativa. – Comité de Coordinación Interna. – Comité de Programación del Plan y Presupuesto. – Organización o constitución de las Unidades de Costeo.
Participar e integrar Comisiones Técnicas por función, encargo o por norma expresa.
Promover y apoyar acciones de investigación en temas como: Eficiencia y Eficacia, Clima Institucional, Demanda Educativa-Ocupacional, Educación-Comunidad, Diagnóstico Educativo Local; etc.
Coordinar el proceso de inscripción de los Consejos Directivos de las APAFAS, como del Concejos Educativos Institucionales.
Proponer al despacho de la Dirección la apertura, fusión, clausura de Instituciones y Programas Educativas de los diferentes niveles de Básica Regular, Básica Alternativa, Básica Especial, Técnico Productivo y Programas Especiales; así como la racionalización de plazas de docentes de aula o asignatura, de personal administrativo; como resultado de los estudios de déficit y excedencia de plazas.
Visar los proyectos de Resoluciones que es competencia del Área como de otras áreas que implique afectación o modificación presupuestal.
Coordinar la planificación, ejecución, supervisión y evaluación de proyectos de infraestructura educativa y equipamiento.
Coordinar las acciones referentes al proceso de inscripción y registro de las propiedades físicas en el Margesí de Bienes.
Revisar y aprobar las propuestas de ubicación de plazas docentes y administrativas orgánicas o inorgánicas de acuerdo con los estudios de la Comisión de Racionalización.
Coordinar con Administración, la provisión de recursos para la ejecución de las actividades.
Coordinar con Gestión Pedagógica, la planificación y participación en las actividades de capacitación y monitoreo a las instituciones y programas educativas.
Apoyar las propuestas sobre desarrollo de eventos y/o cursos, seminarios, jornadas de capacitación en asuntos que es competencia del Área.
Participar en las reuniones del COCOI., COPALE y en otras.
Consolidar el informe semestral y anual del cumplimiento de las actividades de su área. s. Orientar y apoyar la difusión y aplicación de normas técnicas en Gestión Institucional.
Otras funciones que se le asigne o encargue.

FUNCIONES DEL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN :

Dirigir, ejecutar, supervisar y conducir la política educativa, cultural y recreacional en armonía con los planes de desarrollo educativo provincial, regional y nacional.
Resolver en primera instancia administrativa, los recursos de reconsideración interpuestos contra las decisiones tomadas por los órganos o dependencias de la Unidad Ejecutora: 308 “Educación Huamanga”.
Dirigir, Supervisar y coordinar la formulación y ejecución del presupuesto.
Asegurar la mejor prestación de servicios que brinda la Unidad Ejecutora: 308 “Educación Huamanga”, agilizando los procedimientos y trámites administrativos en el ámbito de la provincia de Huamanga.
Proponer alternativas de política educativa, cultural, recreacional y deportiva; así como, planes y programas para su desarrollo.
Estudiar y adecuar los currículos y programas educativos a la realidad de la provincia de Huamanga, en coordinación con la Dirección Regional de Educación, para su aplicación en el ámbito provincial.
Ejecutar acciones de supervisión inopinada, evaluación de la calidad educativa en las instituciones educativas.
Promover, coordinar el apoyo y participación de los agentes educativos para el mejoramiento de los servicios y actividades educativas culturales, deportivas y recreacionales.
Presidir el Consejo Participativo de Educación y el Comités de Coordinación Interna y hacer cumplir sus acuerdos.
Firmar Resoluciones Directorales de su competencia.
Programar y coordinar con la Dirección de Gestión Pedagógica para las acciones de capacitación docente e investigación educativa.
Promover capacitación del personal administrativo de la Unidad Ejecutora: 308 “Educación Huamanga” para garantizar el desempeño técnico y eficiente de sus servidores.
Elaborar o suscribir convenios para promover el desarrollo de las acciones educativas.
Promover la participación de padres de familia, instituciones públicas y privadas en la gestión educativa.
Autorizar el receso, reapertura, traslado, cambio de director, de promotor y/o nombre de las Instituciones Educativas privadas.
Identificar, implementar y promover el uso de nuevas tecnologías eficaces y eficientes para el mejoramiento de la calidad de la educación en sus distintos niveles.
Firmar Resoluciones de Reorganización y Reestructuración de las Instituciones Educativas del ámbito jurisdiccional, cuando exista caos y desgobierno.
Firmar resoluciones sobre acciones de administración de personal, de servicio educativo y otros de su competencia.
Resolver problemas educativos y administrativos de su ámbito jurisdiccional, en concordancia a las normas vigentes.
Aplicar estrategias efectivas y pertinentes para disminuir drásticamente el analfabetismo y apoyar los programas de organización multisectorial de alfabetización.
Verificar trimestralmente el cumplimiento de los objetivos y metas de cada unidad estructurada.
Al término de la designación hacer la entrega de cargo obligatoriamente, de acuerdo a las normas.
Presentar Declaraciones Juradas de Ingresos y de Bienes y Rentas; al inicio del ejercicio del cargo, periódicamente y al cese del cargo.
Realizar otras funciones conforme a las normas que le faculta

FUNCIONES DE LA OFICINA DE RACIONALIZACIÓN

Participar en la formulación y evaluación del Plan Operativo de su Área
Formular, ejecutar y evaluar el Plan de Trabajo o actividades de su cargo.
Realizar estudios y propuestas sobre estructuras, cargos, funciones, fusiones de órganos de la Entidad e Instituciones Educativas.
Difundir y orientar la aplicación de las Normas de Racionalización.
Emitir Oficios, Informes, Resoluciones, etc; sobre casos de Racionalización.
Simplificar y/o preparar documentos complementarios de orientación sobre Normas de Racionalización. (Directivas, Reglamentos, Separatas).
Asesorar a los directores de las Instituciones Educativas en la elaboración de sus documentos de gestión: Organización y Estructura, Reglamento Interno, Manuales, etc.
Coordinar con las áreas y equipos lo concerniente a:
Distribución y/o racionalización de material educativo y recursos.
Fusión, creación, ampliación, receso de II. y PP. Educativos.
Autorización de II. PP. de Gestión Comunal.
Dirigir y orientar la formulación y actualización de documentos de gestión: Reglamento de Organización y Manual de Organización y Funciones, Texto Único de Procedimientos Administrativos, Manual de Procedimientos Administrativos, otros.
Apoyar a las Áreas en la formulación de sus documentos relacionado con sus funciones.
Coordinar con Finanzas la formulación del Presupuesto Analítico de Personal y el Cuadro Para Asignación de Personal –Estructural-, de la Sede como de las Instituciones Educativas.
Proponer a la Comisión de Racionalización, casos de reubicación de plazas docentes.
Integrar Comisiones Técnicas por función, encargo o norma expresa.
Participar en actividades de capacitación al personal docente y administrativo.
Otras funciones que se le asigne o encargue.

FUNCIONES DEL ESPECIALISTA EN ESTADISTICA:

Participar en la formulación y evaluación del Plan Operativo de su Área.
Formular, ejecutar y evaluar su Plan de Trabajo y otros según su competencia.
Coordinar y dirigir el proceso de recolección de datos estadísticos.
Procesar, actualizar y consolidar la información estadística diferenciando los aspectos cuantitativos y cualitativos del Sistema Educativo.
Emitir informes y/o recomendaciones resultado del análisis de los estadísticos, teniendo en cuenta los componentes y variables del Sistema Educativo.
Difundir las estadísticas y análisis o comentarios en boletines, trípticos y murales.
Emitir Resoluciones en casos relacionados con el Padrón de las Instituciones Educativas como ubicación geográfica, denominaciones o nombres, otros.
Asesorar y apoyar a las Áreas, Equipos, Comisiones Técnicas y otros, de acuerdo con sus análisis que realiza de los estadísticos cuantitativos y cualitativos.
Elaborar la Carta Educativa, para lo cual realiza las coordinaciones pertinentes.
Asesorar a los directores de las instituciones educativas públicas, en la conformación y funcionamiento del Consejo Educativo Institucional.
Organizar y actualizar el Registro del Consejo Educativo Institucional.
Apoyar las actividades del Proyecto Educativo Local, etc.
Integrar Comisiones Técnicas por función, encargo o por norma expresa.
Participar en las acciones de capacitación en asuntos de su función y otros.
Difundir y orientar la aplicación de las Normas relacionados con la Estadística.
Elaborar y actualizar el Padrón de Instituciones y Programas Educativos.
Emite informe, opinión u otro documento sobre expedientes que le son derivados.
Absolver consultas en asuntos de su competencia.
Otras que se le asigne o encargue.

FUNCIONES DE LA OFICINA DE INFRAESTRUCTURA:

Elaborar la programación anual de actividades de su Cargo.
Realizar estudios para determinar las necesidades de infraestructura y equipamiento de las IE..
Emitir opinióntécnica de su competencia, sobre creación, apertura, traslado, ampliacion de IE. Públicas y privadas.
Realizar inspecciones de los locales escolares para verificar el estado de infraestructura y equipamiento, así como su correcto uso y funcionamiento.
Realizar y verificar las tasaciones de los bienes inmuebles de uso educativo en su jurisdicción.
Estudiar y verificar los expedientes de Saneamiento Físico Legal de las propiedades del Ministerio de Educación y preparar los antecedentes en casos de defensa judicial del patrimonio inmobiliario de su jurisdicción.
Coordinar y capatitar al personal directivo, docente y administrativo de las Instituciones Educativas en temas de su competencia.
Participar en la gestión e implementación de programas de financiamiento interno y externo, que apoyen los planes de desarrollo de infraestructura educativa.
Participar en la elaboración de la carta de la UGEL
Elaborar ficha técnica de infraestructura que tendrá cada una de las instituciones educativas de su jurisdicción.
Realizar inspecciones en los locales escolares para verificar el estado físico de la infraestructura y equipamiento, así como su correcto uso y funcionamiento.
Elaborar documentos sustentatorios de proyectos para gestionar financiamiento para la construcción del local de las instituciones educativas.
Participar en la aprobación de los proyectos y diseños técnicos de arquitectura escolar y saneamiento legal de los terrenos de las instituciones educativas.
Asesorar a los Directores, para el Saneamiento Físico Legal de las Instituciones Educativas de bienes e inmubles.
Emitir opinión técnica y proporcionar información y asesoramiento en aspectos de su competencia.
Elaborar los presupuestos de obra y expedientes técnicos para construcció y mantenimiento de locales escolares.
Identificar y sistematizar las necesidades de infraestructura, mobiliario y equipamiento de las instituciones educativas, especialmente en las zonas rurales.
Manteneractualizado el margesí de bienes inmuebles de su ambito territorial, en coordinación con control patrimonial.
Capacitar, supervisar y monitorear a los responsables del Mantenimiento de Locales Escolares de Instituciones Educativas.
Registrar en el Aplicativo del proyecto Wasichay las rendiciones de gastos del programa de mantenimiento de locales escolares del Ministerio de Educación.
Consolidar la rendición de gastos y remitir al Ministerio de Educación en la fecha establecida.
Elaborar los Términos de Referencia, para la Formulación de Estudio de Pre Inversión (Perfiles y Saneamiento Legal) de Instituciones Educativas en los diferentes Niveles, Modalidades y Programas Educativos.
Integrar las distintas Comisiones de trabajo relacionados a su cargo.
Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Director del Área de Gestión Institucional.

FUNCIONES DEL ESPECIALISTA DE PLANIFICACIÓN:

Diseñar, dirigir y consolidar la formulación de los siguientes instrumentos de gestión, en coordinación con Dirección y el Área Gestión Pedagógica:
Proyecto Educativo Local o Plan Estratégico.
Plan Operativo Institucional y/o Planes de trabajo específicos.
Plan General de Capacitación en Gestión Institucional.
Proyectos Innovadores en Gestión Institucional y otros.
Participar y proponer sugerencias en la formulación del Presupuesto de la Entidad, el Presupuesto Analítico de Personal ( PAP) – Cuadro Para Asignación de Personal (CAP), y otros documentos relacionados con Planificación.
Coordinar con la Comisión de Racionalización las propuestas de ampliación del Servicio Educativo, como la ubicación de plazas docentes y administrativas; teniendo en cuenta el estudio de necesidades.
Asesorar y monitorear a los Directores de las II.EE. en la formulación y evaluación del Proyecto Educativo Institucional (PEI), Plan Anual de Trabajo, Proyectos Innovadores en Gestión Institucional, etc., buscando concordar con el Proyecto Educativo Local y; preservando su autonomía institucional. e. Efectuar estudios de investigación sobre oferta y demanda educativa, en coordinación con los responsables de estadística y racionalización.
Difundir y orientar la aplicación de las Normas y documentos de Planificación.
Integrar Comisiones relacionadas con sus funciones y otras que le asignen.
Participar en acciones de capacitación, supervisión y monitoreo.
Apoyar en la formulación de la Carta Educativa, proyectos de infraestructura.
Preparar documentos de orientación como: Separatas, trípticos, Guías, etc.
Emitir informe, opinión u otro documento sobre expedientes que le derivan.
Otras que se le asigne o encargue.

FUNCIONES DE LA OFICINA DE FINANZAS:

Depende del Jefe de Gestión Institucional y las funciones que cumple son:

Elaborar el presupuesto anual, sobre la base de objetivos y metas de la UGEL Huamanga y locales, con participación de las Instituciones y Programas Educativos conforme a las normas establecidas.
Elaborar y consolidar las autorizaciones del gasto en coordinación con el Área de Administración.
Brindar asesoramiento especializado a las Instituciones Educativas, en Planeamiento del presupuesto de los órganos ejecutores de presupuesto y Unidades de costeo respectivo.
Realizar el análisis y evaluación de la Ejecución Presupuestal en forma trimestral, semestral y anual.
Solicitar las modificaciones presupuestales ante el Gobierno Regional Ayacucho.
Analizar y distribuir los calendarios mensuales al Área de administración.
Solicitar la ampliación de calendario de acuerdo al marco presupuestal, por la oficina de administración.
Formular proyectos de resolución sobre modificaciones presupuestarias en coordinación con las áreas correspondientes.
Elaborar y analizar la estadística presupuestaria y evaluar el control de plazas presupuestadas.
Consolidar los calendarios de compromisos y ampliación, propuestos por el Área de Administración.
Visar los proyectos de resolución que implique afectación presupuestaria.
Emitir opinión técnica sobre asuntos de presupuesto y afines conforme a las normas y dispositivos vigentes.
Elaborar las transferencias de plazas de programas y sub programas previa información de racionalización, planificación y otras áreas competentes.
Supervisar y evaluar la ejecución mensual de planillas de remuneraciones.
Emitir opinión técnica sobre la captación y distribución de los recursos directamente recaudados de la sede institucional, Instituciones y Programas Educativos.
Elaborar el presupuesto analítico de personal (PAP) de la UGEL e Instituciones Educativas del ámbito de la UGEL Huamanga.
Formular el CAP Estructural de la UGEL Huamanga y de las Instituciones Educativas.
Ejecutar la conciliación de las transferencias presupuestarias recibidas y entregadas de la administración pública.
Coordinar y asesorar en la elaboración del PAP de la UGEL y las Instituciones Educativas.
Programar el presupuesto de ingresos en coordinación con la oficina de administración.
Formular el marco legal de presupuesto, debidamente conciliado con la Contaduría Pública de la Nación (para el caso del Pliego), y otros niveles contables presupuestales), de acuerdo a lo dispuesto por la Ley Anual de Presupuesto que contiene el Presupuesto autorizado inicial, crédito suplementario, transferencias internas y externas y autorización final.
Realizar otras funciones que el Jefe de Gestión Institucional le asigne.